Plateforme de gestion pour centrale d'achat et centrale de référencement

Une plateforme de gestion pour centrale d'achat n'a pas le même contenu selon le modèle économique qu'elle sert. Si l'adhérent achète en direct au fournisseur, la structure ne facture pas de marchandise : elle négocie, contrôle des volumes déclarés et redistribue des conditions arrière. Si la structure achète en son nom et revend, elle porte un catalogue, un stock, une facturation client et un encours. Ces deux métiers partagent un référentiel fournisseur, et à peu près rien d'autre.

Centrale de référencement ou centrale d'achat au sens strict

La distinction est juridique avant d'être informatique, et personne ne la pose clairement au moment de choisir un outil. La centrale de référencement négocie des conditions au nom de ses adhérents et perçoit une rémunération du fournisseur ; le flux de facturation va du fournisseur à l'adhérent sans jamais transiter par elle. La centrale d'achat au sens strict achète, devient propriétaire de la marchandise et la revend : elle assume un risque de stock et un risque de crédit que la première n'a pas.

Ce mélange est la règle plus que l'exception : une coopérative référence l'essentiel de ses familles et achète-revend le reste, souvent parce qu'un fournisseur refuse de facturer des adhérents trop petits, ou parce qu'une marque propre impose de passer par la structure. Le piège classique consiste à retenir un progiciel conçu pour un seul des deux modèles. L'autre finit dans un tableur parallèle, et l'on retrouve exactement le problème que la plateforme devait supprimer.

La relation fournisseur est le vrai référentiel

Un adhérent change d'adresse une fois tous les cinq ans. Une condition fournisseur change trois fois par an. C'est donc la fiche fournisseur, et non la fiche adhérent, qui doit être conçue comme un historique daté plutôt que comme un état courant.

Faire remonter les volumes

Rien ne se calcule sans volume, et le volume est la donnée la plus fragile de la chaîne. Trois sources coexistent, avec trois niveaux de confiance différents.

• La déclaration de l'adhérent : rapide à mettre en place, mais toujours en retard et parfois sous-évaluée. Elle suppose des relances automatiques, un contrôle de vraisemblance par rapport à la période précédente, et un statut clair entre déclaré, contrôlé et validé.
• Le relevé du fournisseur : plus fiable sur les montants, mais dans son format, sa nomenclature et son calendrier. Normaliser une trentaine de fichiers hétérogènes est un poste de travail à part entière, pas un détail d'import.
• La facturation de la centrale, pour la part achat-revente : la seule source native, et le seul cas où le volume n'a pas à être demandé à quelqu'un.

La double comptabilité groupement et adhérent

Chaque montant a deux lectures. Côté structure : ce que le fournisseur doit, ce qui est facturé, ce qui est encaissé. Côté adhérent : ce qui lui revient au titre de sa contribution au volume, ce qui lui est reversé, ce qui est retenu pour le fonctionnement. Les deux vues doivent se réconcilier à l'euro près, et ne se réconcilient jamais spontanément.

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   Consolider l'assiette

   Volumes rapprochés par fournisseur, par famille et par adhérent, sur la période de l'accord — qui n'est pas toujours l'exercice comptable, et qui change lorsqu'un avenant prend effet en cours d'année.

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   Calculer le dû fournisseur

   Barèmes à tranches et conditions datées appliqués à l'assiette, puis production d'un état contradictoire envoyé au fournisseur avant toute facturation. C'est cet état qui évite les mois de discussion.

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   Facturer et suivre l'encaissement

   La facture de ristourne est émise par la structure. Le décalage entre l'émission et l'encaissement constitue le principal poste de trésorerie d'une centrale, et doit être suivi comme tel.

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   Répartir vers les adhérents

   Clé de répartition appliquée, part conservée par la structure isolée dans une ligne distincte, avoir ou virement produit avec le détail justificatif attaché.

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   Arrêter et verrouiller

   Campagne figée, écritures exportées vers la comptabilité, détail conservé pour permettre de rejouer l'arrêté lors d'un contrôle ou d'une contestation ultérieure.

Répartir la marge arrière sans y passer l'automne

La répartition est le sujet politique de la structure. Les règles que nous rencontrons se combinent presque toujours, et c'est leur combinaison qui rend le tableur intenable.

1. Au prorata du volume déclaré par chaque adhérent sur le fournisseur concerné : la règle par défaut, la plus simple à défendre en assemblée.
2. Avec une part conservée par la structure, en pourcentage ou en montant forfaitaire, pour financer son fonctionnement et ses services.
3. Avec un seuil de versement : en dessous d'un certain montant, la bonification reste au pot commun plutôt que de produire un avoir de douze euros.
4. Avec un prorata temporis pour les adhérents entrés ou sortis en cours d'exercice, et pour les fournisseurs référencés en cours de campagne.
5. Avec des règles par collège, par ancienneté ou par engagement de volume, lorsque les statuts en prévoient.

Prises isolément, ces règles sont simples. Appliquées à une cinquantaine de fournisseurs et soixante adhérents, sur des périodes qui ne coïncident pas, elles produisent des milliers de lignes que personne ne sait plus justifier. Le jour où un adhérent conteste sa part, ce n'est pas le calcul qu'il faut montrer : c'est la trace de ce qui a été retenu et pourquoi.

Ce que nous construisons

MEKANO est un studio de développement lyonnais qui conçoit les applications de gestion des groupements et réseaux d'entreprises. Pour un groupement lyonnais de plus de soixante sociétés associées, dans la réfrigération, la climatisation et les cuisines professionnelles, nous avons livré un portail associés et fournisseurs, les workflows de référencement, les déclarations de chiffre d'affaires, le moteur de calcul des BFA et une GED avec recherche dans les contrats, pour une cinquantaine de fournisseurs référencés. La stack est Go, React et PostgreSQL ; le code source et sa documentation sont livrés.

Nous travaillons au forfait ferme et par lots. Un premier processus — le plus souvent la collecte des déclarations ou le calcul des ristournes — entre en production avant que le reste soit engagé, ce qui permet de financer la suite sur un résultat constaté plutôt que sur une promesse.