Une GED avec recherche sémantique dans les contrats de référencement

Dans les groupements, la gestion documentaire arrive toujours après le reste. On installe un partage réseau, on crée un dossier par fournisseur, et pendant cinq ans cela suffit. Puis un adhérent demande si son contrat prévoit la même remise logistique que celui du voisin, et la recherche dans les contrats se fait à la main, fichier par fichier.

Le problème n'est pas de stocker, il est de retrouver

Une centrale d'achat produit peu de documents, mais des documents à forte valeur juridique et financière. Chacun d'eux porte une règle qui finira par être appliquée à un montant, et personne ne s'en souvient au moment où il faut la retrouver.

• Le contrat cadre de référencement, avec sa date d'effet, sa durée et ses conditions de reconduction tacite.
• Les avenants — souvent trois ou quatre par fournisseur — qui modifient un barème sans que le contrat d'origine ne bouge d'une ligne.
• Les grilles tarifaires et les conditions logistiques, annexées au contrat et donc rarement indexées avec lui.
• Les pièces administratives à durée de validité : attestations d'assurance, attestations de vigilance, RIB, mandats.
• Les comptes rendus de commission d'achat, où se décide en pratique la moitié des règles réellement appliquées.

Un partage réseau range tout cela correctement. Il ne répond à aucune question. « Quels contrats prévoient une remise logistique ? », « Lesquels arrivent à échéance avant mars ? », « Où est la version signée de l'avenant de 2023 ? » sont des questions de gestion, pas des questions de rangement. C'est la raison pour laquelle réorganiser l'arborescence ne règle jamais rien plus de six mois.

Plein texte, métadonnées, sémantique : ce que chaque recherche sait faire

Ces trois modes de recherche sont souvent vendus sous le même mot. Ils n'indexent pas la même chose, ne répondent pas aux mêmes questions et ne coûtent pas la même chose à mettre en place.

Ce qu'une GED avec recherche sémantique dans les contrats fait — et ne fait pas

La recherche sémantique compare le sens d'une question au sens des passages indexés. En pratique, l'utilisateur pose sa question en français courant, le moteur remonte les cinq ou six passages les plus proches, chacun accompagné du document, de la page et du fournisseur d'origine. Ce n'est pas une réponse : c'est un raccourci vers l'endroit où la réponse se trouve.

Cette frontière n'est pas une précaution de style. Un moteur sémantique se trompe de deux façons connues : il rate un passage formulé de manière inhabituelle, et il propose un passage plausible mais hors sujet. La première erreur se voit et se corrige en enrichissant l'indexation. La seconde ne se voit que si l'interface affiche systématiquement l'extrait source et permet d'ouvrir le document original en un clic. C'est un choix de conception, pas un réglage de dernière minute.

Documents scannés, droits d'accès et conservation

Comment nous livrons la GED

1. 1

   Inventaire des types de documents

   Deux ateliers pour lister les familles réellement produites, leurs métadonnées obligatoires et qui a le droit de les consulter. C'est ce document-là, et non l'outil, qui détermine la qualité de la recherche.

2. 2

   Reprise de l'existant

   Le partage réseau est repris, OCRisé, puis rattaché aux fournisseurs, aux contrats et aux sociétés associées. Ce qu'aucune règle automatique ne rattache est listé et traité à la main : il y en a toujours, et mieux vaut le compter au départ que le découvrir à la mise en service.

3. 3

   Indexation et recette sur vos questions

   Index plein texte, index de métadonnées et index vectoriel sont construits sur le même corpus. La recette se fait sur une trentaine de questions réelles fournies par vos équipes, pas sur des requêtes de démonstration choisies par nous.

4. 4

   Droits, conservation, bascule

   Ouverture des accès par société, paramétrage des durées de conservation, formation courte des utilisateurs, puis passage du partage réseau en lecture seule pendant un trimestre avant archivage.

MEKANO est un studio de développement lyonnais qui conçoit les applications de gestion des groupements et des réseaux d'entreprises. La GED est rarement le premier lot d'un projet : elle arrive le plus souvent après le référencement fournisseurs et les déclarations de chiffre d'affaires, parce qu'elle ne prend sa valeur qu'une fois les documents rattachés à un fournisseur, à un contrat et à un exercice. Le groupement de plus de 60 sociétés associées pour lequel nous avons livré cette plateforme l'a mise en service dans cet ordre.

Ce qui échoue habituellement

• Reprendre le partage réseau sans arbitrer : quinze ans de doublons et de brouillons deviennent quinze ans de bruit dans les résultats.
• Confier la saisie des métadonnées à personne en particulier. Un champ obligatoire sans propriétaire reste vide.
• Attendre de la recherche sémantique qu'elle compense l'absence de structure : elle amplifie une bonne organisation documentaire, elle ne la remplace pas.
• Ouvrir la GED à tous les adhérents avant d'avoir tranché les droits, puis restreindre après coup — un document lu ne se dé-lit pas.
• Numériser sans décider des durées de conservation, et se retrouver avec une base qu'on ne peut plus purger sans arbitrage juridique.